A necessidade de um sistema de gestão inicia com o acúmulo de atividades que estão sendo realizadas de forma manual, neste momento toma-se uma decisão: “Precisamos de um ERP!”. Agora começa a busca por uma solução, desenvolver meu sistema da maneira que melhor me atender ou comprar um sistema pronto?

Na sexta-feira realizei uma palestra na UPIS uma palestra sob o título: “Construindo uma base para Controle e Decisão”. O foco que foi apresentado é como um ERP pode auxiliar um contador.

Este tipo de abordagem está cada vez mais frequente, ou seja, muitos contadores olham um ERP como diminuição ou até mesmo cortes de suas atividades. Nas implantações que realizamos vemos diminuição do trabalho operacional, ou seja, redigitação de lançamentos contábeis.

Podemos aproveitar as informações que são incluídas nas rotinas de outros departamentos nos lançamentos contábeis que serão incluídos facilitando ou eliminando a digitação de informações.

Dica aos contadores: O que acontece é mudança na gestão, sai o operacional entra a análise ou gestão das informações.

Podemos aprender muito com a fiscalização do Governo através do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) não só que de hoje em diante as empresas estarão apresentando informações que serão confrontadas com a de seus fornecedores e clientes, mas também podemos agregar alguns benefícios como a padronização de informações para transmissão de informações para o Governo.

Um grande esforço que fazemos para implantação de sistemas de Gestão está na padronização de cadastros e processos no cliente. Sem esta padronização as informações gerenciais que serão extraídas após a implantação de um BI (Business Intelligence) não serão confiáveis.

Algumas empresas não dão muita importância para os cadastros, mas após a implantação e extração de informações para análises gerenciais, são apresentadas inconsistências devido a não padronização ou até mesmo a não definição de cadastramento, podendo o usuário cadastrar suas informações da maneira que mais lhe convier.

Deixo como dica e conselho aos usuários chaves, que são responsáveis pelos cadastros de seu setor, investir mais tempo e análise para criação e definição do processo de cadastramento, para que em um futuro não se tenha problemas de análise.

Entendo que a maioria das padronizações que o Governo solicitou através do SPED seja relevante apenas para ele, mas podemos aprender que este trabalho que deverá ser realizado, ou já foi realizado, possamos analisar os cadastros com maior atenção.

Infelizmente muitas empresas somente analisam os cadastros quando iniciam as movimentações operacionais, daí pode ser tarde.

Vamos definir o que seria um Sistema de Gestão Empresarial, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), este sistema permite que a empresa gerencie seus departamentos de forma integrada, ou seja, uma rotina que é realizada pelo setor de compras da empresa deverá gerar dados para outros setores como: Financeiro, Suprimentos etc., não havendo retrabalho.

Muitas pessoas dizem: “O sistema vai resolver os problemas da minha empresa!”. Entretanto, se os processos administrativos não estiverem definidos ou a capacitação dos usuários operacionais não estiver em um bom padrão, o sistema por si só não resolverá problema algum.

Especifique, portanto, seu processo de gestão e capacite seus usuários operacionais.

Algumas análises precisam ser feitas antes da aquisição de um ERP. A primeira delas é a do ciclo de maturidade de gestão em que a empresa se encontra.

O primeiro ciclo é o de CONTROLE: a empresa necessita de controle dos setores de forma integrada. O segundo ciclo é o da PRODUTIVIDADE: onde já há controle dos processos, busca-se melhorar sua produtividade. O terceiro ciclo é o do RELACIONAMENTO, um processo de integração com outras empresas para otimização de custos e tempo. O quarto e último ciclo é o da COLABORAÇÃO, onde a empresa estuda sua capacidade de expansão, seja inaugurando filiais ou via abertura de capital.

Depois de determinado o ciclo em que sua empresa se encontra, é preciso avaliar quais módulos ou ambientes são adequados as suas necessidades. Por exemplo: uma empresa posicionada no ciclo de CONTROLE não necessita de módulos de BI (Business Intelligence), pois precisa antes padronizar e controlar os dados para só então extrair informações gerenciais.

A partir da definição de ciclos e módulos, deve-se pesquisar quais fornecedores (players) atendem suas necessidades, definir quais sistemas não demandarão mudanças por ocasião do crescimento da empresa. Uma boa alternativa são os ERP que atendem tanto as pequenas quanto as grandes empresas. A Análise deve sempre focar o longo prazo, já que muitos dos sistemas atenderão as necessidades apenas em curto prazo.

Cabe lembrar que não existe fórmula-padrão na implantação de um ERP, mas alguns fatores, como um bom gerenciamento de projetos e uma boa experiência do fornecedor do Software, por certo minimizarão as incertezas.