• Executivo(a) de Venda
• Analista de Negócios para implantação de Microsiga

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Vamos pontuar cada opção:

Desenvolver o sistema

Quando a empresa começa a pensar nesta opção fica claro que a necessidade do sistema é para atendimento às demandas pequenas e de fácil controle ou o Patrocinador do projeto não consegue visualizar o tamanho da necessidade e seus detalhes.

Muita cautela neste momento, o desenvolvimento de ERP é mais complexo e mais detalhado que no momento inicial não enxerga-se o final do projeto. Muitas empresas procuram ou contratam um desenvolvedor para iniciar o projeto, mas a grande dificuldade neste projeto é enxergar a necessidade do negócio por parte do programador, pois o mesmo é especialista em programação e não em negócios. Neste momento é muito importante a definição das regras de negócios que o sistema deverá possuir para atender suas necessidades.

Neste caso o trabalho de definir as regras de negócios deverá da empresa contratante ou consultorias especializadas.

Em alguns casos o escopo inicial é finalizado e entregue, mas como será a atualização ou até mesmo a manutenção deste sistema? Este é o grande desafio que as empresas que optam por desenvolver seus sistemas, após a utilização do sistema aparecem solicitações de melhorias que não estavam previstas no escopo inicial.

A legislação brasileira é sempre instável, ou seja, acontecem mudanças nas leis a todo o momento, como o tempo de desenvolvimento, geralmente, é longo acontece muitas vezes que é iniciado um projeto com base em uma lei e que no andamento é alterada. E agora? Qual é o custo desta mudança? Em muitos casos interrompem-se o projeto.

A opção pelo desenvolvimento de um sistema é apenas para atendimento a pequenas necessidades, pois quanto maior a necessidade maior vai ser a complexidade para desenvolvimento e principalmente evolução do sistema.

Comprar pronto

Atualmente existem vários players para ofertar de sistemas de gestão, desde sistemas de pequeno porte a sistemas globais que atendem empresas que estão em vários países, qual destas soluções a empresa necessita.

A necessidade da empresa já está definida? Com a definição da necessidade agora é analisar quais sistemas poderão atender. Uma análise que sempre deve ser feita é que o sistema deverá atender as demandas iniciais e os empresários devem analisar se ele atenderá possíveis mudanças nas necessidades em médio e longo prazo, ou seja, o sistema atende em todas as áreas da empresa? Se abrir filiais ou até mesmo abrir outros negócios é possível consolidar as informações?

Muitos players atenderão em curto prazo ou a demandas pequenas, mas se a necessidade aumentar em outras áreas da empresa, eles atenderão? Entenda que a implantação de um sistema é um momento muito turbulento na empresa, pois acontecerão mudanças em processos e gestão da empresa, por isso que participar de várias implantações pode ser um tanto quanto estressante, principalmente se o sistema substituído foi traumático para os usuários e para a empresa.

Portanto desenvolvendo um sistema ou comprando um pronto, a definição da necessidade deverá estar bem maturada na equipe, pois as duas opções apresentadas acima poderão ser um sucesso quanto pode ser um insucesso.

Dica do artigo: “Entenda, Analise, Estude e Defina as necessidades para depois procurar uma solução”.

A contratação é imediata, estamos selecionando analistas com especialidade em Contabilidade, Administração em geral ou recursos humanos.

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Este tipo de abordagem está cada vez mais frequente, ou seja, muitos contadores olham um ERP como diminuição ou até mesmo cortes de suas atividades. Nas implantações que realizamos vemos diminuição do trabalho operacional, ou seja, redigitação de lançamentos contábeis.

Podemos aproveitar as informações que são incluídas nas rotinas de outros departamentos nos lançamentos contábeis que serão incluídos facilitando ou eliminando a digitação de informações.

Dica aos contadores: O que acontece é mudança na gestão, sai o operacional entra a análise ou gestão das informações.

Um grande esforço que fazemos para implantação de sistemas de Gestão está na padronização de cadastros e processos no cliente. Sem esta padronização as informações gerenciais que serão extraídas após a implantação de um BI (Business Intelligence) não serão confiáveis.

Algumas empresas não dão muita importância para os cadastros, mas após a implantação e extração de informações para análises gerenciais, são apresentadas inconsistências devido a não padronização ou até mesmo a não definição de cadastramento, podendo o usuário cadastrar suas informações da maneira que mais lhe convier.

Deixo como dica e conselho aos usuários chaves, que são responsáveis pelos cadastros de seu setor, investir mais tempo e análise para criação e definição do processo de cadastramento, para que em um futuro não se tenha problemas de análise.

Entendo que a maioria das padronizações que o Governo solicitou através do SPED seja relevante apenas para ele, mas podemos aprender que este trabalho que deverá ser realizado, ou já foi realizado, possamos analisar os cadastros com maior atenção.

Infelizmente muitas empresas somente analisam os cadastros quando iniciam as movimentações operacionais, daí pode ser tarde.

Para tudo precisamos agir conforme plano de trabalho, processos organizacionais e planejamento estratégico, mas se quisermos resultados além da meta ou objetivo precisaremos ser inovadores, pensar de forma diferente para atingir resultados além da expectativa.

Esta ação se enquandra em vários setores da empresa e até mesmo em assuntos pessoais.

Deixo este pequeno artigo para reflexão, como podemos ser diferentes em um mercado cada vez mais exigente?

Seja INOVADOR e verá os resultados.

Muitas pessoas dizem: “O sistema vai resolver os problemas da minha empresa!”. Entretanto, se os processos administrativos não estiverem definidos ou a capacitação dos usuários operacionais não estiver em um bom padrão, o sistema por si só não resolverá problema algum.

Especifique, portanto, seu processo de gestão e capacite seus usuários operacionais.

Algumas análises precisam ser feitas antes da aquisição de um ERP. A primeira delas é a do ciclo de maturidade de gestão em que a empresa se encontra.

O primeiro ciclo é o de CONTROLE: a empresa necessita de controle dos setores de forma integrada. O segundo ciclo é o da PRODUTIVIDADE: onde já há controle dos processos, busca-se melhorar sua produtividade. O terceiro ciclo é o do RELACIONAMENTO, um processo de integração com outras empresas para otimização de custos e tempo. O quarto e último ciclo é o da COLABORAÇÃO, onde a empresa estuda sua capacidade de expansão, seja inaugurando filiais ou via abertura de capital.

Depois de determinado o ciclo em que sua empresa se encontra, é preciso avaliar quais módulos ou ambientes são adequados as suas necessidades. Por exemplo: uma empresa posicionada no ciclo de CONTROLE não necessita de módulos de BI (Business Intelligence), pois precisa antes padronizar e controlar os dados para só então extrair informações gerenciais.

A partir da definição de ciclos e módulos, deve-se pesquisar quais fornecedores (players) atendem suas necessidades, definir quais sistemas não demandarão mudanças por ocasião do crescimento da empresa. Uma boa alternativa são os ERP que atendem tanto as pequenas quanto as grandes empresas. A Análise deve sempre focar o longo prazo, já que muitos dos sistemas atenderão as necessidades apenas em curto prazo.

Cabe lembrar que não existe fórmula-padrão na implantação de um ERP, mas alguns fatores, como um bom gerenciamento de projetos e uma boa experiência do fornecedor do Software, por certo minimizarão as incertezas.